Як залишатися залученим під час віддаленої роботи: 15 ефективних порад

Співпраця у віддалених командах

Маючи командний чат і засіб для співпраці як продукт, ми не боялися переходити на повністю віддалену роботу через пандемію. Все продовжувалося, як завжди, за винятком збільшення кількості відеоконференцій та віртуальних обідів з колегами.

Нам пощастило, що застосунок, над яким ми працюємо, буквально за одну ніч став необхідним інструментом для будь-якої компанії.

Однак не можна сказати, що віддалена робота не має своїх викликів.

Psychology Today зазначає: «55 відсотків комунікації — це мова тіла, 38 відсотків — тон голосу, і лише 7 відсотків — це фактичні вимовлені слова». Тож як же перевершити живе спілкування й адаптуватися до онлайн-робочого середовища? Відповідь проста — комунікація є сутністю продуктивної та відданої команди, тому наш єдиний вибір — перейти від особистих зустрічей до відеоконференцій.

Наша команда випробувала різні види онлайн-активностей і впровадила багато заходів, щоб залишатися на зв’язку під час віддаленої роботи, і ми хочемо поділитися деякими з них з вами.

Корисні поради для віддаленої командної комунікації

1. Щоденні чекіни та особисті новини: запитайте в колеги, як минули вихідні або як пройшла вечірка? Якщо ви не в офісі, це не означає, що не слід спілкуватися з командою. Просто спілкуйтеся в Chanty (або будь-якому іншому командному засобі комунікації), ніби ви всі в одному офісі. 

2. Повідомляйте менеджера, якщо берете довшу перерву: якщо вам потрібно вийти у справах або відвідати лікаря, обов’язково попередьте про це менеджера. Так ви зможете спокійно вирішити свої питання, і водночас менеджер не очікуватиме від вас миттєвої відповіді чи необхідної інформації. 

3. Робота в різних часових поясах: багато хто з нас працює в розподілених командах, а це означає, що учасники можуть жити в різних часових поясах. Якщо вам потрібно запланувати дзвінок або онлайн-зустріч, не забудьте врахувати різницю в часі. Для цього можна скористатися застосунками на кшталт TimeZone Converter — вони дозволяють легко дізнатися поточний час у будь-якій точці світу.

4. Користуйтеся програмами для співпраці: застосунки для командної співпраці рятують нас від нескінченних листувань електронною поштою, телефонних дзвінків і голосових повідомлень. Ці інструменти дозволяють ефективно працювати в команді, що особливо важливо за умов віддаленої роботи. Ми використовуємо Chanty — універсальний застосунок із потужним функціоналом, який позбавляє потреби постійно перемикатися між різними інструментами.

5. Виділяйте час на невимушене спілкування: так, ми розуміємо, що у вас насичений день, але це не означає, що не можна знайти хоча б 15 хвилин для невимушеної розмови з колегами. Спілкування на особисті, а не робочі теми допомагає налагодити стосунки в команді. 

6. Створіть канал «random»: у нас є спеціальний канал у Chanty для обміну веселими новинами, відео та статтями. Він допомагає залишатися на зв’язку, посміятися, а ще — дізнатися щось нове, бо ми часто ділимося книжковими рекомендаціями, улюбленими подкастами тощо.

7. Онлайн тімбілдинги: ми знаємо, що нічого не замінить шалених вечірок після роботи, які перетворюються на безсонні ночі. Але реальність інша — наразі це неможливо. Натомість ми організовуємо онлайн-вечірки щоп’ятниці. Як це виглядає? Заздалегідь обираємо формат вечора (вечір віскі, коктейлів або вина) і приєднуємося до відеодзвінка в Chanty, де разом п’ємо й сміємося. Іноді ми готуємо запитання заздалегідь (від «який момент у твоєму житті був найбільш незручним?» до «розкажи щось про себе, чого ніхто не знає»), а іноді просто йдемо за настроєм.
   Ось кілька прикладів наших форматів:
   • Ice-breaker — серія запитань, щоб краще познайомитися;
   • Мандрівник у часі — кожен розповідає, у яку епоху хотів би потрапити, якби мав таку можливість;
   • Фото з життя — кожен учасник ділиться особистим фото та розповідає історію, що стоїть за ним.

Що б ви не обрали — ми впевнені, що отримаєте задоволення від цього формату й відчуєте зв’язок із командою.

8. Грайте разом в онлайн-відеоігри: Ми обожнюємо грати в онлайн-ігри з командою й зазвичай влаштовуємо такі вечори раз на місяць. Відеоігри — це море задоволення, а ще, згідно з дослідженнями, чудовий спосіб згуртувати команду.
   Ось декілька ігор, які ми вже випробували:
   • Overcooked: у грі Overcooked та її продовженні команда (до 4 гравців) готує та подає різноманітні страви у мультяшному ресторані. Кожен новий рівень переносить вас у нове середовище — від вулкану до космосу. Таймінг і організація — ключ до успіху, бо кухня може перетворитися на хаос будь-якої миті.
   • Rocket League: весела спортивна гра, де машини грають у гігантський футбол. До 8 гравців можуть змагатися між собою у двох командах і ставати футбольними суперзірками. Завдання — забити більше голів, ніж суперник.
   • BFF or Die: головоломка для гри до 4-х гравців. Прибульці-мандрівники в часі прибувають на Землю з рятувальною місією. Щоб виграти, потрібно разом розв’язувати головоломки, планувати стратегії та діяти злагоджено. Допомога одне одному — обов’язкова, бо самостійно гру не пройти.

9. Співпрацюйте над завданнями та проєктами в реальному часі: Використовуйте кожну можливість працювати в команді. Є безліч інструментів, які дозволяють одночасно працювати над завданнями разом із колегами. Власне, саме так ми написали цю статтю. Ми відкрили Google Документ і кожен долучився до написання. Паралельно обговорювали матеріал у коментарях, мали гілку в Chanty і навіть відеодзвінок. Так, ми витратили багато часу, але зробили це разом і отримали задоволення від процесу.

10. Запровадьте систему “buddy” для новачків: Ми помітили, що багато нових співробітників почуваються трохи розгублено. Яким би досвідченим не був новачок, коли ти приходиш у нову компанію — усе здається новим. Хоч ми й маємо процес адаптації, він переважно зосереджений на завданнях та обов’язках нового члена команди. Тому ми запровадили систему buddy, за якою кожен новий співробітник отримує “напарника” — людину, до якої можна звертатися з будь-якими запитаннями, а також разом проводити віртуальні кава- чи обідні перерви упродовж перших трьох місяців.

11. Організовуйте внутрішні воркшопи: Наша команда невелика, проте кожен має свої експертні знання. Раз на місяць ми організовуємо воркшоп, на якому хтось із нас ділиться своєю експертизою й навчає інших. Ми проводимо відеосесії та воркшопи, де обмінюємось знаннями та навчаємось одне в одного. Це особливо важливо для професійного розвитку команди та постійного оновлення знань і трендів.

12. Віртуальні обіди/кавоперерви: Торік ми започаткували традицію проводити короткі віртуальні обіди або чай/кава-перерви тривалістю 15–30 хвилин. Коли з’являється щось цікаве, чим хочеться поділитися з командою, ми просто беремо чашку чаю або кави й підключаємось до дзвінка. Внутрішня комунікація надзвичайно важлива в умовах віддаленої роботи — вона допомагає не відчувати себе ізольованими. Гарна ідея — створити відео або відеопрезентацію з подякою кожному учаснику команди за його зусилля. Це чудовий спосіб підтримати командний дух.

13. Завжди припускайте позитивні наміри: Наша команда розподілена по всьому світу — ми з різних країн, культур і маємо різні стилі роботи та спілкування. Це іноді може викликати непорозуміння, тривожність або комунікаційні помилки. У письмовому спілкуванні дуже легко неправильно інтерпретувати сказане. Тому один із наших ключових принципів — завжди припускати позитивні наміри і перепитувати, якщо щось здається незрозумілим. Зрештою, ми ж одна команда, правда?

14. Завжди беріть участь у командних зустрічах: Ми великі прихильники командних мітингів. Щотижня у нас проходять спільні дзвінки з командою, зустрічі для обговорення прогресу в проєктах, а також індивідуальні розмови для постановки особистих цілей і відстеження результатів. Ми завжди дотримуємося порядку денного, щоб зустрічі були короткими та змістовними. Наприкінці заохочуємо відкрите обговорення — кожен може висловити свою думку.

15. Інструкція з віддаленої роботи: Уявлення людей про віддалену роботу можуть сильно відрізнятись. Проте «робота з дому» — це та ж сама робота, просто не в офісі. Щоб усі були на одній хвилі, ми створили спеціальну інструкцію з віддаленої роботи. У ній ми виклали основні принципи, правила поведінки, а також багато корисних порад, інформації й ресурсів.

Висновки

Пандемія показала, що ефективна командна комунікація — це ключ до успішної компанії та продуктивних команд. У випадку з віддаленою роботою співробітники повинні мати можливість спілкуватися так само, як і в офісі. Використання правильних інструментів комунікації є критично важливим і має розглядатися не як витрати, а як інвестиція. А які у вас поради для ефективної командної співпраці в умовах віддаленої роботи? Діліться в коментарях нижче.